Serie L7H (iv) – Tercer hábito: Establezca primero lo primero [BdN]

Este post forma parte de la serie “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” del Bloc de Notas de INSPIRATTIO, que recoge nuestras anotaciones acerca de la obra de Stephen Covey. Accede al resto de entradas de la serie aquí.

 

¿Qué puedo hacer que no esté haciendo ahora y que si lo hiciera regularmente supondría una tremenda diferencia positiva en mi vida personal?

El primer habito dice “tú eres el creador”. El segundo hábito es la primera creación (la creación mental), el contacto profundo con nuestros paradigmas y valores básicos, la visión de aquello en lo que podemos convertirnos. El tercer hábito es la segunda creación (la creación física), la puesta en práctica incesante, momento a momento, de una autoadministración efectiva.

EL PODER DE LA VOLUNTAD INDEPENDIENTE

La administración efectiva consiste en empezar por lo primero. Así como el liderazgo decide qué es “lo primero”, la administración le va asignando el primer lugar día tras día. Por tanto, la administración es disciplina, puesta en práctica.

Covey define la voluntad independiente como la capacidad para tomar decisiones y elegir, y después actuar en consecuencia.

La voluntad requiere un propósito, una misión, un claro sentido de dirección y valor establecido por el segundo hábito; el poder de hacer algo cuando uno no quiere hacerlo, y depender así de los valores y no del impulso o deseo del momento.

“La persona de éxito tiene el hábito de hacer las cosas que a quienes fracasan no les gusta hacer”, cita el autor. “No necesariamente les gusta hacerlas, pero su disgusto está subordinado a la fuerza de sus propósitos.”

LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

El concepto de administración del tiempo introducido por Covey es una de las claves de Los 7 hábitos que más han sido emuladas y desarrolladas con propuestas recientes hasta nuestros días, y su “Matriz de la administración del tiempo” una de las herramientas de productividad más recurrentes.

Covey basa su idea de la administración efectiva en la premisa de organizar y ejecutar según prioridades. Para ello, clasifica las actividades en dos categorías básicas: urgentes e importantes.

Las actividades urgentes son muy visibles, nos presionan, reclaman acción inmediata, y a menudo complacen a otros. Las actividades importantes tienen que ver con los resultados; lo importante contribuye a nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de alta prioridad. Ante las materias urgentes reaccionamos. Las cuestiones importantes que no son urgentes requieren más iniciativa, más proactividad. Tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas ocurran.

La representación gráfica resulta en una matriz con cuatro cuadrantes: I. Urgente – Importante; II. No urgente – Importante; III. Urgente – No importante; y IV. No urgente – No importante.

Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas y las crisis de los cuadrantes I y III, sino hacia las oportunidades del cuadrante II. Covey invita a preguntarse qué hay en el cuadrante II.

LA HERRAMIENTA DEL CUADRANTE II

Trabajar con el cuadrante II requiere ser proactivo, ya que los cuadrantes I y III trabajan sobre uno. Para decir “sí” a las prioridades importantes del cuadrante II, hay que aprender a decir “no” a otras actividades, algunas de ellas en apariencia urgentes.

La esencia de la administración efectiva consiste en organizar y ejecutar prioridades equilibradas. Sin embargo, muchas veces el problema es que las prioridades no han arraigado, que no hemos interiorizado verdaderamente el segundo hábito.

Una idea importante a fijar es que la administración sigue al liderazgo. El modo en que uno pasa el tiempo es la consecuencia del modo en que uno ve su propio tiempo y sus propias prioridades: si surgen de un centro de principios y de una misión personal, si están profundamente arraigadas, el cuadrante II aparecerá como un lugar natural y estimulante para invertir el tiempo.

Algunas consideraciones importantes con respecto al cuadrante II:

1) La herramienta del cuadrante II surge de un equilibrio entre el incremento de nuestra producción (P) y el aumento de nuestra capacidad de producción (CP), no descuidando aspectos como la salud, la familia o el desarrollo personal. El éxito en un área no compensa el fracaso en otras.

2) Es preciso dedicar al cuadrante II el tiempo necesario, de forma que más que dar prioridad a las crisis, las prevengamos. Se trata de no dar prioridad a lo que está en la agenda, sino de ordenar en la agenda las prioridades.

3) La dimensión humana de la herramienta del cuadrante II implica la subordinación de la agenda a las personas:

  • No se puede pensar en términos de eficiencia cuando se trata de personas: se piensa en términos de efectividad con la gente y de eficiencia con las cosas
  • Las personas son más importantes que las cosas
  • La primera persona que hay que considerar en términos de efectividad y no de eficiencia es uno mismo

4) No es efectivo tratar de dar prioridad a las actividades antes de saber cómo se relacionan con nuestra idea de misión personal y cómo se adecúan al equilibrio. Quizá se estén estableciendo prioridades y realizando cosas que uno no quiere o no necesita hacer.

5) Se puede subordinar la agenda a los valores, lo cual requiere adaptación y flexibilidad.

Una última idea que desarrolla Covey tiene que ver con la delegación, a través de la cual se pueden multiplicar los resultados (P) a la vez que desarrollar la capacidad de producción (CP) a largo plazo. La clave de la administración efectiva es la delegación en encargados, basada en los resultados y no en los métodos. La confianza es la forma más elevada de la motivación humana.

 

El tercer hábito consiste en la administración efectiva a partir del cuadrante II, que capacita para centrarse en la importancia en lugar de la urgencia.

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